Digitalitza la teva gestió de processos amb Business Process Management

Una tecnologia dajuda per organitzar els procediments interns duna organització és el Business Process Management (BPM). En aquest monogràfic, es destaquen els usos més rellevants i apropiats per a tota pime que vulgui millorar-ne l'eficiència i controlar-ne l'activitat. 

També s’ofereix un catàleg de tasques en què pot ajudar al desenvolupament d’una empresa, així com algunes eines d’utilitat.

Tota empresa dedicada a una activitat productiva compta amb un procés de negoci. Depenent de l'empresa i els seus objectius, poden ser més o menys complexos, però sempre hi ha etapes del procés que s'han de complir per donar continuïtat a l'activitat de l'empresa. Per optimitzar el procés en cadascuna de les etapes, una estratègia de suport és la gestió de processos de negoci -BPM per les sigles en anglès- entesa com una disciplina que utilitza diversos mètodes per millorar el funcionament de l'empresa en totes les etapes que componen el seu procés de negoci, des de la fase creativa fins a la relació amb clients.

Tanmateix, la implementació d'un BPM en una pime depèn, en primer lloc, de la consideració pertinent de l'eina i, en segon lloc, de les necessitats específiques de l'organització. Per exemple, una pime que ha de reforçar la monitorització dels fluxos de treball pot preferir un BPM orientat a persones. En canvi, si cal controlar el compliment de certes normes legals, convé adquirir un BPM orientat a documents. Independentment del tipus de BPM que s'instal·li, hi ha múltiples beneficis derivats de la seva aplicació, com l'augment en l'eficàcia productiva, l'automatització de processos repetitius o l'agilitació dels processos de venda. Això demostra que, per a qualsevol etapa del procés de negoci que es millori, hi haurà una millora global del funcionament de la pime.

Com que es tracta d'una eina d'ampli abast i que revesteix certa complexitat en la seva instal·lació, es recomana seguir un pas a pas amb l'ajuda d'un equip especialista, intern o extern a la pime, que sigui capaç de fer tasques com ara control de qualitat, anàlisi de dades o disseny de solucions. Aquestes fases són les de planificació d'objectius, el modelatge de processos, la realització de proves pilot, l'avaluació i la millora contínua.

Tot i que és una eina que pot abastar tota una organització, hi ha àrees on es nota de manera més sensible el seu impacte. Alguns departaments que es poden beneficiar especialment del BPM són el de creació de continguts mitjançant la gestió del flux de treball en la producció de contingut, el datenció al client per la centralització de canals de contacte entre el client i la pime, i el de recursos humans gràcies a la verificació documental dels treballadors i candidats.

Avui dia hi ha molts proveïdors de solucions BPM, però alguns dels més populars són els següents:

• Pipefy: ideal per a la creació de fluxos de treball.
• Elozku: especialitzada a integrar-se amb aplicacions de gestió financera i comptable.
• Cflow: capaç d'integrar-se amb plataformes més esteses com ara Office 365 o G Suite.
• Monday: serveix per crear i monitoritzar fluxos de treball.

En definitiva, l'ús del BPM pot significar un augment notable de l'eficiència, eficàcia i precisió en els processos de negoci d'una pime, usant com a màxima l'organització i el monitoratge del treball i de cadascuna de les etapes del procés de negoci.